Já construiu a configuração. Este capítulo é sobre tirar respostas dela — o que depende sobretudo de decisões que já tomou, dois capítulos atrás, sem saber.
Antes deste capítulo
O Painel tem capítulo próprio — ver O Painel. Este é sobre a outra metade de encontrar coisas: a lista, os seus filtros, e a pesquisa avançada, que encontra um caso pelo valor de um campo.
A lista de dossiês
Dossiers no menu à esquerda. Duas vistas:
- List — uma tabela, ordenável, com colunas de estado, prioridade, confidencialidade, SLA, responsável, dono e progresso.
- Kanban — os mesmos casos como cartões em colunas por fase. Melhor para uma reunião de pé, pior para encontrar um caso em concreto.
Alterne entre elas no botão do canto superior direito. A escolha é por pessoa, não por organização.
Filtros
Ao lado: estado, fase, processo, área, prioridade, responsável, e, na Pesquisa avançada, os campos do processo escolhido.
Esse último é o ponto deste capítulo.
Adendos
Os adendos estão na mesma lista dos Dossiês, cada um mostrado depois do número da matriz: 123/620. Na secção Âmbito do painel de pesquisa, Tipo de dossiê restringe a lista a Só dossiês base ou Só adendos; a omissão é Todos. Procurar 123 encontra o Dossiê e os seus adendos; 620 ou 123/620 encontra o adendo. O capítulo Trabalhar um Dossiê explica o que é um adendo.
Pessoas, anexos e a terceira vista
Duas secções do painel de pesquisa são sobre quem e sobre o quê, não sobre o processo:
- Pessoas — o relator (quem criou o dossiê), o responsável (a quem está atribuído) e o funcionário a que um documento por funcionário diz respeito. Escolha um ou vários de cada; o dossiê tem de cumprir todos.
- Anexos — o estado da revisão de um ficheiro (a revisar, aprovado, reprovado) e o seu revisor. Num ficheiro já decidido, o revisor é quem o decidiu. Num ficheiro ainda por rever, o revisor é quem se espera que o decida: os aprovadores do dossiê. Por isso "revisora Isabella, a revisar" lista o que está à espera dela.
Nenhuma das duas precisa de um processo escolhido primeiro, e ambas sobrevivem a uma mudança de processo.
Depois, o terceiro botão ao lado de Lista e Kanban: Anexos. Responde à mesma pesquisa um nível abaixo — uma linha por ficheiro em vez de uma por dossiê — com o ficheiro, o seu documento, o número do dossiê, o funcionário a que diz respeito, o relator e o responsável, e o estado da revisão com o motivo quando foi reprovado. Cada linha abre o seu dossiê.
Use-a para a pergunta a que a lista de dossiês não responde directamente: "os ficheiros reprovados reportados pela Thassia no processo de folha de ponto entre Fevereiro e Maio, do Alan". A lista de dossiês diria quais os dossiês que contêm um ficheiro assim e deixava-o abrir cada um; a vista de anexos lista os ficheiros.
Duas coisas a saber sobre ela:
- O filtro é o mesmo. O que definir acima — datas, processo, campos, pessoas — aplica-se. A vista só muda o que é uma linha. Quando o filtro nomeia um documento, só os ficheiros desse documento são linhas; quando nomeia um funcionário, só os ficheiros desse funcionário.
- O acesso é o mesmo. Um ficheiro só aparece se pudesse abrir o seu dossiê. Não há combinação de condições que mostre um ficheiro a que de outra forma não chegaria.
Encontrar um caso pelo valor de um campo
Não há nada a ligar campo a campo para o encontrar depois. Todos os campos de um processo servem de filtro, exceto os de hora ou de duração e os sensíveis, e todos os que não são sensíveis chegam ao Genius. O único interruptor que um campo tem é sensível, e está no passo Genius do processo, em Campos sensíveis: um campo marcado ali não aparece nos filtros e nunca chega à IA.
Alguém chega com um número de apólice na mão:
- Abra a Pesquisa avançada na lista de dossiês.
- No passo Área e Processo, escolha o processo. Os campos do dossiê aparecem logo abaixo.
- Acrescente a condição: Número da apólice é igual a AP-2026-17.
Os campos de um documento e os dos seus ficheiros estão no passo Documentos, com o mesmo processo escolhido.
Escolha o operador pelo tipo de campo. Num campo de escolha, como o tipo de sinistro, escolhe os valores. Numa data, um intervalo. Num texto livre, contém encontra uma palavra onde é igual a não encontraria nada.
O que a caixa de pesquisa lê
A caixa no topo da lista, Pesquisar por número ou processo…, lê três coisas: o número do dossiê (123 encontra o Dossiê e os seus adendos), o de um adendo (123/620) e o nome do processo. Não lê os valores dos campos nem o conteúdo dos documentos.
- O valor de um campo encontra-se na Pesquisa avançada, como na secção anterior.
- Na vista Anexos, a mesma caixa lê também o nome do ficheiro e o do documento em que está.
- O que um documento diz pergunta-se ao Genius, que lê o conteúdo dos documentos processados.
Um documento com o Não processar IA ligado é guardado mas não é lido, por isso o Genius não sabe o que ele diz. É uma escolha razoável para um contrato assinado sobre o qual ninguém vai fazer perguntas, e a errada para um relatório sobre o qual alguém as vai fazer.
Quando usar a pesquisa e quando perguntar ao Genius
São ferramentas diferentes e a distinção é útil:
- A pesquisa responde a onde está? — sabe o que procura e precisa de lá chegar.
- O Genius responde a o que é que diz? — tem uma pergunta e não sabe que documento tem a resposta.
Se vir pessoas a perguntar ao Genius pelo caso que tem um certo número de apólice, mostre-lhes a Pesquisa avançada: responde mais depressa, e com todos os casos que o têm.
O que deve ter agora
- Um painel com pelo menos um quadrante povoado.
- Um caso encontrado na Pesquisa avançada pelo valor de um campo que alguém lhe trouxe na mão.
- Os campos que nunca podem chegar à IA marcados em Campos sensíveis, no passo Genius de cada processo.